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Componentes para hacer EDI

Sabemos que existen los estándares de EDI ya sea ANSI X-12 ó Edifact, que son los más usuales a nivel mundial. Para implementar EDI, necesitamos tres componente básicos:

Software traductor EDI Estándar EDI a utilizar Medios de comunicación con nuestros socios comerciales.

Software traductor

Su función es la de interpretar los diferentes documentos electrónicos que vamos a intercambiar con los diferentes estándares de EDI que recibiremos o enviaremos, este software nos permite integrar automatizada mente con cualquier sistema de informática (ERP), no importando las características de ellos.

Se podrán comunicar ERP´s como SAP R/R3, con sus IDOC´s con un AS/400, por ejemplo ó cualquier otro sistema de informática, además podremos tener una sola interfaz para recibir pedidos en diferentes versiones de EDI o estándares X-12 ó EDIFACT. Estos Software pueden instalarse en ambientes de Windows, Unix, DOS.

Para realizar la comunicación de nuestros sistemas de informática con estos software se realiza lo que se llama Mapeo. El mapeo se realiza en los SW. Para realizar un mapeo tenemos que definir las características:

Si es de entrada o salida La versión de EDI El estándar

Los campos que definiremos entre nuestros sistema de informática y el documento electrónico.

Pongamos un ejemplo de lo que podemos hacer en SW.

Tenemos nuestro sistema de informática SAP R/3, dentro del modulo de pedidos tendremos que generar las ordenes de compra a nuestros proveedores, como en SAP existe el modulo de EDI, este nos generara nuestras ordenes de compra con las características de SAP, que se llaman IDOC´s, nos genera un archivo de salida con la definición de un IDOC. Sus características no podrán ser interpretadas por todos nuestros socios comerciales, solo los que tengan SAP. Como esto es imposible tendremos que utilizar un software traductor de EDI, en este SW. Lo que definiremos será:

El estándar de EDI (ANSI X-12, ó EDIFACT) La versión 96-A, etc. Buscar el documento que se utiliza para las ordenes de compra (ORDERS) Definir la información de nuestro IDOC, que vamos a enviar: (Número de pedido, fechas del pedido [cancelación, generación, envío, etc.) Las características de cada campo (numérico, alfanumérico, etc.) Generar nuestra guía de implantación. Comenzar a realizar nuestro mapeo dentro del SW. Una vez realizado lo anterior tendremos que de salida nos genera un documento de EDI, llamado orders 96-a con los segmentos equivalentes a nuestra información de SAP, para que nuestro socios comerciales puedan interpretar la información y generar su mapeo de entrada con sus sistema de informática tendremos que enviarle nuestra guía de implementación., y de esta manera todos podrán interpretar nuestras ordenes de compra particularizadas apara cada socio comercial. Además de que estos procesos se hacen de forma automatizada.

Es la forma en que trabaja un sw. Traductor, donde se definen nuestro mapeo, se da de alta a nuestro socios comerciales, con su user id y su calificador, y se realiza la configuración de los procesos automatizados.

Estándar EDI a utilizar

La definición del estándar a utilizar depende en gran parte de si somos el receptor o el emisor, normalmente cuando somos los receptores de un documento EDI tendremos que adecuarnos a la guía que nos proporciones.

El estándar EDI nos dice la información de los campos que son enviados ó recibidos y poder implementar nuestro mapeo para la integración con nuestras aplicaciones.

Pongamos un ejemplo siguiendo el anterior de SAP R/3 Supongamos que vamos a seguir generando las ordenes de compra para nuestros proveedores.

Para definir el estándar, tenemos que ver cuál es el estándar global que es más utilizado, en este caso el que se está manejando es EDIFACT, ya que tenemos definido el estándar EDI.

Tendremos que ver el nombre del documento EDI referente a las ordenes de compra. Buscando el estándar EDI encontraremos que para pedidos el documento asignado es ORDERS.

Como Sabemos que existen varias versiones de EDIFACT 96-A, -96-B, etc. Tendremos que ver dentro del nuestro país o industria cuál es el que utilizaremos. Por ejemplo en México se utiliza 96-a, subset EANCOM. Vemos que de momento ya tenemos definido: Estándar EDI Documento EDI Versión

Lo que tendremos que definir es el origen de nuestros datos que genera nuestro sistema y revisar la guía EDIFACT que utilizaremos para encontrar los segmentos elementos y calificadores que equivalen a la información generada de nuestro sistema. Para que pueda generar un documento EDI.

Medios de comunicación Bien de momento tenemos que utilizaremos un sw. Traductor EDI, el estándar EDI pero faltaría la comunicación con nuestro socios comerciales. La forma tradicional de enviar y recibir intercambios con EDI se utiliza la VAN (VALUE ADDED NETWORK) red de valor agregado.

La VAN es el medio más seguro y confiable para la transmisión y recepción de documentos EDI.